L’organisation de vos évènements peut être un projet très stressant, même pour les plus aguerris et les plus expérimentés des professionnels. La mise en place d’un bon plan est la meilleure clé de réussite. Tenez compte de ces cinq conseils pour vous aider à avoir un évènement à succès.
Planifiez tout avec les prestataires : traiteur évènement, animateur, etc.
Le fondement de votre prochain évènement doit être vos buts et vos objectifs. Pour les déterminer, posez-vous quelques questions pour vous aider à formuler des objectifs mesurables et des buts réalistes. Voici les principales questions à vous poser :
- quel est l’objectif de votre événement ? ;
- quel type d’évènement souhaitez-vous organiser ? ;
- souhaitez-vous accroître votre image de marque, votre notoriété, la génération de vos prospects, l’engagement de vos clients ? ;
- les résultats de votre évènement soutiennent-ils directement vos objectifs organisationnels ? ;
- l’évènement peut-il être utilisé pour atteindre des objectifs de communication valables ? ;
- de quels partenaires avez-vous besoin ? Faites appel à ce professionnel, un traiteur évènement si vous souhaitez servir une large gamme de bons plats à vos convives pour votre séminaire, votre conférence, votre déjeuner, votre cocktail dînatoire, votre buffet d’affaires, etc. ;
- combien de participants seront présents ?
En plus de tout cela, dans le cas où votre direction vous interroge ou vous interpelle sur le bénéfice de l’évènement, vous pourrez vous appuyer sur les objectifs et les buts mesurables mis en place. Ils vont montrer comment l’évènement arrive à soutenir le développement de votre entreprise. En vous fixant des objectifs et des buts, vous reconnaîtrez la valeur de votre travail grâce aux résultats mesurables obtenus de l’évènement.
Formez une équipe compétente
Une fois vos buts et objectifs fixés, il est temps de vous lancer dans le processus de constitution d’une équipe fiable pour vous aider à les atteindre. Former une équipe implique :
- l’utilisation de votre personnel ;
- l’embauche des profils qualifiés ;
- l’attribution des responsabilités selon les compétences.
En effet, vous pouvez nommer une personne pour diriger chaque sous-groupe, par exemple :
- pour la gestion des lieux ;
- pour la publicité et la promotion de votre évènement ;
- pour la gestion des systèmes de sonorisation ;
- pour s’occuper des divertissements ;
- pour assurer le côté restauration : vous pouvez engager un traiteur événementiel pour vous libérer de cette tâche.
Donner des responsabilités individuelles aux membres de l’équipe vous permet d’établir un système de responsabilité. Celui-ci garantit également que toutes les tâches seront bien exécutées. Il est recommandé de mettre en place un canal de communication fiable pour favoriser une collaboration efficace.
Fixez un budget bien préparé pour votre évènement
Un budget bien préparé est l’un des éléments les plus fondamentaux de la planification et de la gestion de votre événement. Sans cela, même les grandes idées pourront échouer. Assurez-vous que votre budget couvre toutes les dépenses importantes et mettez de côté un fonds d’urgence supplémentaire de 5 à 25 % pour faire face aux imprévus. Voici quelques-unes des dépenses essentielles que votre budget devrait couvrir :
Le lieu de réception
Ce poste de dépense doit inclure la location de salle, mais aussi toutes les assurances ou tous les permis que vous devez obtenir. Vous pouvez aussi y inclure la décoration de l’espace de réception.
La restauration
Ce coût comprend les prestations sur mesure du service traiteur évènement : la préparation des repas d’affaires avec une cuisine traditionnelle ou une cuisine créative, les services, les couverts, la location de vaisselle, les animations culinaires, l’art de la table, le linge de table, etc.
Les divertissements
Vous pouvez personnaliser cet aspect pour capter l’intérêt de vos participants. Ces dépenses peuvent inclure du matériel de musique et un DJ, selon le type d’événement que vous planifiez.
Le personnel
Ce domaine est souvent négligé, mais il est important de budgétiser les frais de transport et d’hébergement de votre personnel, en particulier lorsque la destination de votre événement est en dehors de la ville.
La commercialisation
S’il s’agit d’un grand événement, vous devrez préparer une gamme appropriée de supports marketing, notamment la publicité, les médias partagés tels que les partenariats avec des organisations caritatives ou le co-marquage avec d’autres marques, la couverture des canaux de médias sociaux et le contenu propriétaire tel que publipostage contenant des histoires d’employés, des histoires de clients, du journalisme de marque et des vidéos. Ce coût peut inclure le paiement d’influenceurs pour publier des publications sponsorisées sur leurs comptes de médias sociaux.
La technologie événementielle
Cela couvre tout outil matériel ou logiciel qui vous aide à planifier et à produire un événement. La technologie événementielle comporte de nombreux aspects.
La couverture visuelle
Nommez un photographe professionnel et une personne pour mener des interviews vidéo des invités, qui peuvent être utilisées pour la publicité et les témoignages. Assurez une couverture visuelle de toutes les activités formelles comme les discours, qui peuvent être promues par différents canaux.
Les opportunités créatives
Pensez à des opportunités créatives qui pourraient influencer une bonne participation à votre événement. Cela peut inclure un conférencier de haut niveau, l’annonce de résultats opérationnels ou de nouvelles initiatives, un contenu informatif de premier plan, un service très demandé, etc.
Choisissez une date appropriée et le lieu idéal
La date de votre événement peut dépendre d’un certain nombre de facteurs : s’agit-il d’un lancement ponctuel, d’un séminaire annuel ou d’un événement de fin d’année ? Le timing est-il favorable aux acteurs clés ou coïncide-t-il avec d’autres événements de votre secteur ? Chaque organisateur événementiel indique qu’il faut environ 9 mois pour bien planifier des évènements. C’est un délai ni trop court, ni trop loin. Tenez compte de ces éléments pour vous aider à choisir une date appropriée. Le coût de votre salle est probablement la dépense la plus importante du budget de votre événement. Les services de recherche de lieux peuvent vous aider à comparer différents lieux dans votre zone cible. Vous pouvez obtenir un endroit qui offre :
- des sièges ;
- des divertissements ;
- une connexion Wi-Fi ;
- une restauration.
Toutefois, si vous avez déjà toutes ces choses, vous aurez tellement plus d’options à choisir. Si vous souhaitez rendre votre événement très spécial et bénéficier d’un financement généreux, vous pouvez envisager des possibilités de lieux créatifs comme des musées, des yacht-clubs ou même des jardins botaniques. Si l’événement se déroule à l’extérieur, assurez-vous d’être prêt pour les changements de temps hors saison. Dans le cas où il se déroule hors de la ville, de nombreuses locations de vacances sont disponibles, à un prix très abordable et elles sont en très bon état.
Minimisez les changements de dernière minute
Pour organiser un événement, vous devez travailler avec de nombreux intervenants, sponsors, employés, consultants et fournisseurs. Triez les choses avec chaque groupe à l’avance et fixez une date de clôture pour tout changement. Par exemple, assurez-vous que les fournisseurs sont conscients qu’ils ne peuvent pas se retirer après une date précise. Fixez des pénalités pour les annulations afin de réduire les changements de dernière minute. Avec un nombre croissant de personnes à la recherche constante d’activités uniques dans lesquelles s’engager de nos jours, la planification d’événements est une activité courante pour les professionnels. Cependant, pour que votre événement puisse se démarquer dans cette industrie en pleine croissance, vous devez être créatif et organisé. Considérez les 5 choses ci-dessus dès le départ pour faire de votre prochain événement un véritable succès.
