Certes vous souhaitez emporter l’adhésion d’un maximum d’exposants afin de réunir le plus de marques possible et donc une gamme de produits très variée, des démonstrations, des ateliers et même des animations, mais ne perdez pas de vue que la réussite de votre projet dépend du PUBLIC que vous allez attirer.
Pour que vos efforts soient récompensés, et que toute l’énergie que vous allez dépenser à élaborer ce projet soit couronnée de succès, il faut que le public soit au rendez-vous! Alors ne soyez aussi perfectionniste pour communiquer que vous l’êtes pour organiser…
Le but à atteindre est très clairement d’attirer les visiteurs qui doivent repartir satisfaits, parce qu’ils auront trouvé ce qu’ils recherchaient ou pour le moins parce qu’ils auront passé un bon moment… N’oublions pas les exposants sans qui cet événement n’aurait pas lieu !! Ils doivent avoir noué les contacts et obtenu les résultats qu’ils escomptaient… et la présence d’un public important et correctement ciblé est l’élément clé de la réussite.
La date
La date doit être soigneusement choisie, renseignez-vous sur les autres manifestations aux alentours, évitez les week-end de vacances scolaires et prenez même en compte les grands rendez-vous sportifs télévisuels. Programmer un salon le jour de la finale de Roland Garros, (simple exemple), aura nécessairement un impact sur votre taux de fréquentation (et peut-être même sur la disponibilité des exposants)… donc soyez vigilants !!
Vous êtes (seul ou à plusieurs) l’ORGANISATEUR, alors ne perdez pas de temps à trouver une date qui conviennent à tous les exposants que vous avez déjà « prospectés » (pendant l’étape N°2), c’est « mission impossible » et vous allez vous épuiser à gérer des « peut-être » et des « oui mais » !! Si vous en êtes arrivés là, c’est que vous avez déjà vérifié que votre projet suscitait suffisamment d’intérêt, donc : Fixez la date et réservez votre salle.
Le Nom
Votre événement doit porter un nom, et c’est le moment de le choisir. Vous avez déjà tellement de choses en tête que le choix du titre de votre événement vous semble peut-être un peu subsidiaire ou prématuré. Il est pourtant essentiel d’y réfléchir dès à présent. C’est à partir de ce nom que vous allez effectuer votre recherche de partenaires et établir votre communication. Il est toujours préjudiciable qu’un événement change de nom en cours de route, et cela perturbera vos efforts de communication, alors prenez le temps dès maintenant pour définir LE NOM :
- Attractif et percutant
- Simple et clair, bannissez les formules énigmatiques qui n’éveilleront peut-être pas la curiosité escomptée…!! et songez que les plus grands salons (agriculture, mariage, immobilier…) ne font preuve d’aucune originalité… SIMPLE et CLAIR !
- Efficace et traduisant bien l’objet de votre événement. (le plus souvent, la découverte des produits et les opportunités d’emploi)
Le Flyer
Le flyer déjà? Vous ne connaissez encore ni le nombre ni l’identité des participants, alors la réalisation du flyer va forcément vous sembler très précoce…
Sauf qu’en terme de communication, il vous faut une identité visuelle. Vous connaissez déjà, le lieu, la date, le nom et le thème de votre salon, vous souhaiterez peut-être ajouter, quelques informations supplémentaires (nombres et/ou nom des marques exposantes, horaires d’animations…) mais vous maîtriser déjà l’essentiel. A ce stade, il n’est pas nécessaire de faire imprimer le flyer, il vous faut uniquement le concevoir et commencer à utiliser son image dans toute vos communications.
Attention : Si n’avez pas encore effectué votre déclaration préalable auprès de la préfecture ou de la mairie selon la nature de votre salon, n’entamer aucune démarche publicitaire.
Toute publicité portant sur une manifestation commerciale soumise à la déclaration prévue à l’article L.762-2 du code de commerce et qui n’a pas fait l’objet de cette déclaration est interdite (article L.121-15 du code de la consommation).Tout annonceur qui effectue ou fait effectuer une publicité interdite est puni d’une amende de 37 500 euros, le montant pouvant être porté à 50% du montant des dépenses consacrées à la publicité.
Les Emplacements
Idéalement, réalisez un plan de salle et dessinez les emplacements afin de visualiser combien d’exposants vous pouvez accueillir. Vous pouvez choisir de définir des emplacements de tailles différentes, ce qui vous permettra par ailleurs de proposer plusieurs tarification aux participants.
Le Contrat de participation
La contrat de participation (bulletin d’adhésion à destination des exposants) définira les droits et obligations des parties, à savoir : VOUS en tant qu’organisateur et les exposants en tant que participants.
Il n’existe pas de règles établies pour la rédaction du contrat de participation, néanmoins il devra utilement faire apparaître :
Une partie adhésion
- Coordonnées de l’organisateur
- Coordonnées de l’exposant
- Nature de l’emplacement et équipement fournis (ex: mètres linéaires, table, chaises…) et leurs tarifs
- S’ils existent, les supports de communication proposés et leurs tarifs (flyers, invitations…)
- Les modalités de réservation et de paiement (date limite de réservation, dates de règlement de l’acompte et du solde…)
Une partie règlement intérieur
- Droits et obligations de l’organisateur
- Droits et obligations de l’exposants
- Règles de fonctionnement du salon
- Règles en matière d’assurances
- Règles en matière d’attribution des emplacements
- Règles de sécurité
Une partie nomenclature
- la liste des produits autorisés sur le salon
Pensez éventuellement à ajouter un clause visant à obtenir des exposants l’autorisation de réaliser ou de faire réaliser, photographies et/ou toutes prises de vues ainsi que leur reproduction sur quelque support que ce soit.
Ce type de contrat est conclu « intuitu personae », c’est à dire en fonction de la personne. Un exposant ne peut ni vendre, ni céder, que ce soit à titre payant ou gratuit, l’emplacement qu’il aura réservé.
La Billetterie
Accessoire? Pas tant que ça!! Petit retour sur l’étape N°1 pour se souvenir que les salons professionnels doivent soumettre leur accès à un « titre d’accès ». D’autre part, si le succès est au rendez-vous et que l’année prochaine ou dans quelques mois, vous réalisez une seconde édition, vous devrez produire des chiffres sur le nombres de visiteurs accueillis lors de la première session.
Il n’est donc inutile de réfléchir à la façon dont vous allez pouvoir réaliser ce comptage. N’oubliez pas que ceci est valable que les entrées soient gratuites ou payantes.
Alors sans monter « une usine à gaz », il est utile de réfléchir un peu à la logistique. Matériellement, le plus simple est de prévoir des carnets à souche. Si l’entrée est payante, et que vous avez distribué des Invitations Gratuites, prévoyez aussi une souche que vous pourrez conserver.
La Restauration
Si votre salon se déroule sur une journée entière, la restauration est un point à ne pas négliger, principalement pour vos visiteurs (même si les exposants auront eux aussi besoin de reprendre des forces !! 🙂 ).
En effet, vous « garderez » plus longtemps votre public s’il trouve à sa disposition de quoi manger sur place ou faire une petite pause pendant sa visite. S’ils ont faim vos visiteurs écourteront leur passage, et s’ils s’absentent pour déjeuner, ils risquent de ne pas revenir…
L’Ambiance
N’oubliez pas que le temps passé sur votre salon par vos visiteurs, dépend principalement de l’atmosphère que vous ferez régner.
Ambiance musicale, animations, tombola… soyez inventif !! L’essentiel est que l’ambiance générale soit détendue et « festive » ! Vous promouvez un métier qui véhicule des valeurs de convivialité, d’indépendance et de contacts humains. L’ambiance de votre salon doit refléter cette image…
Encouragez les exposants à contribuer à l’animation de votre salon en organisant, des défilés, des ateliers, des « conférences », en apportant chacun un lot destiné à la tombola…
Le dossier de presse
Le terme va peut-être vous paraitre un peu « pompeux » pour ce que vous estimez être une « petite manifestation locale ». Et bien NON pas du tout !! Il faut déployer beaucoup d’énergie pour organiser un salon ,aussi modeste soit-il… Les médias locaux peuvent légitiment s’intéresser à votre évènement. La Vente à Domicile permet de trouver un complément de revenus, de renouer avec l’emploi, de saisir une opportunité de carrière, les produits sont de qualité et souvent peu connus du grand public car uniquement distribués en réunions ou ateliers privés à domicile… autant de sujets qui mériteront sans doute une couverture médiatique locale.
Sauf que pour obtenir, l’attention des médias, il va falloir les solliciter ! Alors si vous prévoyez de créer une présentation de ce que vous organisez et de que vous proposez au public qui viendra vous rendre visite, la tâche sera plus aisée. Un simple fichier PDF suffira et vous pourrez en rendre destinataire les radios et la presse écrite locale.
La Communication
Étape cruciale, la communication mérite à elle seule de constituer une étape (N°4) à part entière. Ne la négligez pas et revenons à l’objectif principal :
ATTIRER LE PLUS DE MONDE POSSIBLE
