LA RÉUNION D’ÉQUIPE 2.0 : PLUS EFFICACE ET MOTIVANTE

Tous les leaders le savent, l’efficacité d’une équipe de vente directe repose sur l’animation et la cohésion du groupe. Mais comment rendre les réunions d’équipe plus attrayantes, plus motivantes? Corinne Franquet nous donne sa recette !

A quoi bon faire encore des réunions d’équipes, les conseillers ne veulent plus se déplacer, cela prend à Sophie un temps fou à préparer. Elle ne sait plus comment dire les choses et in fine, elle ne voit aucun effet sur ses équipes et leurs résultats. C’est parfois même devenu le bureau des pleurs. Bref, au mieux les réunions actuelles n’ont aucun effet, au pire elles peuvent être démotivantes quand on ne parle plus que de ce qui ne va pas !

Sophie a donc décidé de transformer les réunions d’équipe en présentielle sous forme de visioconférence mais bon comment être sûre que de l’autre côté, les « écoutants » seront concentrés sur le sujet et non pas dispersés à faire plusieurs choses à la fois ! Elle se sent très seule à parler.

Oui, c’est sûr, Sophie pourrait dire qu’elle a fait mon travail de Manager mais à quoi bon si cela ne motive pas ses équipes et ne les incite pas plus à grandir ni à développer leur métier ?

Autant de propos que j’ai bien souvent entendu de la part de Managers. Quant aux Conseillers, un certain nombre regrette que ces réunions soient trop souvent utilisées pour redire ce que les marques ont déjà diffusé par mail qu’il s’agisse de la mise en place de promotions, de challenge, de nouveaux produits, …

Cependant, si les réunions sont bien souvent vécues comme des impératifs professionnels pour lesquels on est prêt à inventer toutes les bonnes raisons pour ne pas y participer, elles n’en restent pas moins des outils incontournables de communication, de motivation et de formation.

Comment rendre les réunions d’équipe plus attrayantes ?

La phase de préparation

Une réunion efficace est une réunion bien préparée par l’animateur ET aussi par les participants, parce que se préparer c’est se donner les moyens d’atteindre ses objectifs.

La méthode « TOP »

Utiliser cette méthode, simple à mettre en place, c’est vous donner les moyens de conduire des réunions au top !

• T : définir clairement le THEME de la réunion, c’est-à-dire « de quoi allons-nous parler ? »
• O : définir l’OBJECTIF à atteindre à l’issue de la réunion, c’est-à-dire « devons-nous trouver des solutions, présenter des résultats, se former à … ? »

L’animateur de la réunion gagnera en efficacité en se posant les questions suivantes Quel est le message à faire passer ? pourquoi ce message, à quelle actualité ou à quelles priorités correspond-il ?

• P : définir le PLAN, l’ordre du jour, les points à aborder pour atteindre l’objectif.

Concernant le sujet formation, vous pouvez communiquer, déjà en amont de la réunion d’équipe, sur votre volonté de mettre en place un nouveau style de formation, plus ludique et plus participative. Vous susciterez ainsi la curiosité et motiverez vos conseillers à se déplacer !

• Mentionner le rôle d’un éventuel intervenant extérieur ou d’un des membres de l’équipe en précisant le thème de leur intervention et la raison.
• Informer sur les aspects matériels tels que le lieu, l’heure de la réunion, la durée, et le matériel nécessaire, etc…

Une réunion constructive devrait permettre de soutenir les réussites, les initiatives et la motivation de chacun en s’appuyant sur la richesse humaine, sur le partage de la connaissance.

Comment améliorer l’efficacité de la réunion, ce « réservoir de productivité » ?

L’élaboration du plan

1. Féliciter pour valoriser les participants : Utiliser les résultats d’équipe, les palmarès, les progressions, tout sujet est bon pour mettre en valeur les vdis. Soyez créatifs pour donner sa chance à tous.
2. Former et renforcer la cohésion d’équipe
3. Informer  : A ce stade, le but est d’informer, de rappeler brièvement les cadeaux, challenge, produits …. en cours. Il ne s’agit pas de discuter sur le sujet mais de prendre connaissance des décisions du siège.
4. Motiver : C’est l’occasion de communiquer sur le suivi des objectifs de l’équipe et du rôle de chacun dans le résultat final. S’appuyer sur les objectifs renforce sa détermination à progresser.
5. Créer un esprit d’équipe : Au travers de différents projets et actions, développer le plaisir à être ensemble et la solidarité au sein de l’équipe afin qu’ils agissent ensemble pour atteindre un objectif commun.

L’animation de réunion

Voici quelques recommandations utiles, permettant de favoriser la tenue de réunions performantes :

• Commencer à l’heure prévue. Les retardataires prendront alors l’habitude d’arriver à l’heure !
• Rappeler l’objectif, le thème et le plan de la réunion.
• Consacrez systématiquement un temps à la formation.
• Favoriser la participation et équilibrer les temps de parole en utilisant éventuellement différentes techniques (un bâton de parole, un gardien du temps, …)
• Lors d’une réunion, chacun doit pouvoir librement s’exprimer et proposer des idées.
• Une réunion d’équipe ne doit en aucune façon servir de défouloir où la règle consisterait non pas à construire ensemble mais critiquer tous sujets ou et toutes initiatives…
• Reformuler et pratiquer une synthèse en conclusion de la réunion, et s’assurer que les objectifs de la réunion ont été atteints.

La conclusion de la réunion

Je défends la notion suivante ! Une bonne réunion est une réunion qui commence et s’achève à l’heure ! Une fois le chrono écoulé, il est temps de conclure :

A la fin de la réunion :

• Rappeler les points clés, les engagements de chacun vis-à-vis de soi-même
• Préciser, si nécessaire, les actions à mener pour chacun (qui fait quoi et quand ?) au profit de l’équipe
• Planifier la prochaine réunion d’équipe si ce n’est pas déjà fait

Après la réunion

Il est d’habitude de demander aux conseillers de se remettre en question afin de progresser et d’élargir leur zone de compétence. De la même façon, il me semble indispensable que les managers / animateur de réunion en fasse de même.

• Pour l’animateur : se remettre en question après chaque réunion animée, réaliser un auto-bilan des points forts de la réunion et des points moins maîtrisés. Cela demande de l’ouverture d’esprit et un peu de temps, mais c’est la seule façon de s’améliorer les prochaines réunions.
• Pour les participants : Respecter ses engagements quant aux actions à mener au profit de l’équipe. C’est particulièrement démotivant pour le manager comme pour l’ensemble de l’équipe de se retrouver de réunion en réunion et d’observer que rien n’a bougé…

Un sujet de formation doit être développé à chaque réunion. Si vous voulez innover, rendre vos réunions plus vivantes, favoriser la cohésion d’équipe et encourager chacun à grandir et devenir de plus en plus autonome, oser le changement et utiliser le Jeu  « 52 conseils pour réussir en vente directe » .  Il agit comme un accélérateur de formation ! Ludique, il favorise les échanges interactifs et développe la cohésion au sein de l’équipe. Pour vous qui manquez de temps, il réduit de façon significative le temps de préparation des formations et réunions.

« On ne peut pas peindre du blanc sur du blanc, ni du noir sur du noir. Chacun a besoin de l’autre pour se révéler » proverbe africain